Contacts

Le Partenaire représente généralement la société avec laquelle vous faites affaire. Le Contact représente la personne physique qui fait partie de ladite société. Il peut y avoir plusieurs Contacts liés à un seul Partenaire, mais pas l’inverse.

Dans le cas d’une personne physique ne travaillant pour aucune société, le plus simple est de l’enregistrer comme Partenaire. Vous pourrez lui adjoindre un Contact du même nom si vous veniez à avoir besoin de remplir certains champs spécifiques au Contact.

Que ce soit pour les Produits, Devis, Factures, Contacts, Partenaires et autres, le fonctionnement est identique.

Lorsque vous êtes dans la Signalétique, placez votre curseur dans le coin supérieur droit. Une petite icône en forme d’engrenage devrait apparaître. Cliquer dessus fera apparaître un menu qui vous permettra de choisir quelles colonnes afficher ou masquer.
Vous pouvez organiser les colonnes à votre guise par glisser-déposer. Dans ce cas et afin que cela soit sauvegardé, veillez simplement à changer la largeur de n’importe laquelle des colonnes du tableau, ne fût-ce que d’un millimètre.

Contrairement aux Partenaires et Produits, un Contact peut être supprimé par l’Utilisateur, aussi longtemps qu’il n’est lié à aucun Projet ou Document.

L’impossibilité de supprimer un Contact lié à un Projet ou Document est une sécurité visant à protéger l’intégrité des documents précédemment générés. Le seul moyen de la contourner sans risque est de fusionner les Contacts.
Pour se faire, maintenez Majuscule/Control sur votre clavier afin de sélectionner plusieurs Contacts. Ensuite, effectuez un clic droit dessus et sélectionnez « Fusionner les contacts ». Attention, cette action est irréversible.

Documents

Comme spécifié dans Je n’arrive pas à éditer mes documents, le contenu des champs d’un document validé et/ou fermé ne peut être édité à moins de ne le ré-ouvrir et re-passer en brouillon. Cependant, il existe quelques exceptions.

Voici la liste des champs qui peuvent être édités :
-Libellé
-Département
-Projet
-Onglet Comptabilité :
Créateur
Représentant
Adresse de facturation
Taux de TVA
Délai de validité d’offre
Terme de paiement
Conditions de paiement
-Tous les champs de l’onglet Livraison
-L’onglet Description

 

Que ce soit pour les Produits, Devis, Factures, Contacts, Partenaires et autres, le fonctionnement est identique.

Lorsque vous êtes dans la Signalétique, placez votre curseur dans le coin supérieur droit. Une petite icône en forme d’engrenage devrait apparaître. Cliquer dessus fera apparaître un menu qui vous permettra de choisir quelles colonnes afficher ou masquer.
Vous pouvez organiser les colonnes à votre guise par glisser-déposer. Dans ce cas et afin que cela soit sauvegardé, veillez simplement à changer la largeur de n’importe laquelle des colonnes du tableau, ne fût-ce que d’un millimètre.

Par souci d’ergonomie, eCust n’affiche pas les documents au-delà d’une certaine limite.
Pour les afficher une seule fois, cliquez sur le bouton en forme d’engrenages à la droite de la liste des documents et séléctionnez « Tout montrer ». Tous vos documents s’afficheront alors jusqu’à la fermeture d’eCust.
Pour les afficher à chaque fois que vous vous connecterez, allez dans Outils > Paramètres applicatifs > Tâche et modifiez le champ « Limite de temps sur la Liste (mois) ». Vous pouvez y inscrire une valeur extrêmement élevée afin de vous assurer que tous les documents s’afficheront bien.

Vérifiez le statut du document. Dans la Signalétique, il s’agit d’une colonne, les différents statuts étant « Closed » (Fermé), « Open » (Ouvert) et « Draft » (Brouillon). Les Documents Ouverts ou Fermés ne peuvent être modifiés, vous devez pour ce faire les repasser en Brouillon.
Pour passer un Document de Fermé à Ouvert, cliquez sur l’icône en forme d’engrenages à la droite de la Signalétique et sélectionnez « Ré-Ouvrir ».
Ensuite, pour passer un Document de Ouvert en Brouillon, ouvrez le Document et cliquez sur l’icône en forme de pouce vers le bas pour le dé-valider.

Une fois les modifications terminées, vous pouvez remettre le Document à son statut d’origine. Il suffit de refaire les manipulations dans l’ordre inverse, c’est-à-dire cliquer sur le pouce vers le haut pour passer le document de Brouillon à Ouvert et sélectionner « Fermer » pour le passer de Ouvert à Fermé.

Il existe plusieurs méthodes, que nous allons citer ici:

1) Via les Signalétiques:
Survolez l’onglet Signalétiques. Vos documents seront répartis entre Docs Fournisseurs et Docs clients, selon leur type (devis, commande,…)
Cette méthode permet une bonne vision d’ensemble.

2) Via la Fiche du Partenaire
Survolez l’onglet Signalétiques et sélectionnez Liste des partenaires.
Ceci permet de se focaliser directement sur les documents liés à ce partenaire à l’exclusion de tous les autres. Note: le même principe s’applique à la Liste des contacts, Liste des départements et Liste des projets.

3) Via l’onglet Acces Rapide, à gauche sur votre écran.
(voir Comment puis-je modifier les Actions Rapides dans la barre latérale? pour le configurer)

Partenaires

Le Partenaire représente généralement la société avec laquelle vous faites affaire. Le Contact représente la personne physique qui fait partie de ladite société. Il peut y avoir plusieurs Contacts liés à un seul Partenaire, mais pas l’inverse.

Dans le cas d’une personne physique ne travaillant pour aucune société, le plus simple est de l’enregistrer comme Partenaire. Vous pourrez lui adjoindre un Contact du même nom si vous veniez à avoir besoin de remplir certains champs spécifiques au Contact.

Pour ce faire, allez dans [nom d’utilisateur]>Préférences>Partenaires et cochez/décochez les colonnes de votre choix.

Afin que les modifications prennent effet, il faudra fermer toutes les Fiches de Partenaires en cours et actualiser l’onglet du navigateur internet, voire vous déconnecter-reconnecter de votre compte eCust.

Que ce soit pour les Produits, Devis, Factures, Contacts, Partenaires et autres, le fonctionnement est identique.

Lorsque vous êtes dans la Signalétique, placez votre curseur dans le coin supérieur droit. Une petite icône en forme d’engrenage devrait apparaître. Cliquer dessus fera apparaître un menu qui vous permettra de choisir quelles colonnes afficher ou masquer.
Vous pouvez organiser les colonnes à votre guise par glisser-déposer. Dans ce cas et afin que cela soit sauvegardé, veillez simplement à changer la largeur de n’importe laquelle des colonnes du tableau, ne fût-ce que d’un millimètre.

Il s’agit d’une sécurité visant à protéger l’intégrité des documents précédemment générés. Deux solutions s’offrent à vous :
1) Fusionner les Partenaires : maintenez Majuscule/Control sur votre clavier afin sélectionner plusieurs Partenaires. Ensuite, effectuez un clic droit dessus et sélectionnez « Fusionner les partenaires » ou « Convertir en département d’un autre partenaire ». Attention, cette action est irréversible.
2) Si vous désirez une suppression pure et dure d’un Partenaire auquel aucun document n’est lié (créé par erreur, par exemple), contactez le support eCust. Un de nos techniciens se chargera de la suppression manuellement.

Paramètres et Préférences

Ces paramètres sont à intégrer dans le fichier JRXML du rapport, éditable via le programme Jaspersoft Studio.

« PARAM_ID » -> Identifiant unique du document sur lequel porte le rapport
« PARAM_ID_LIST » -> Liste des identifiants des documents sur lesquels porte le rapport
« PARAM_SUBREPORT_DIR » -> Dossier contenant les sous-rapports
« PARAM_LANGUAGE » -> Langue de l’utilisateur connecté (FR / UK / NL)
« PARAM_DATEYEAR » -> Date indiquée dans le paramètre « année » par l’utilisateur
« PARAM_STARTDATE » -> Date de départ indiquée dans le paramètre « année » par l’utilisateur
« PARAM_ENDDATE » -> Date de fin indiquée dans le paramètre « année » par l’utilisateur
« PARAM_EXACTDATE » -> Date précise indiquée dans le paramètre « année » par l’utilisateur
« PARAM_STARTNUMBER » -> Numéro de départ indiqué dans le paramètre « année » par l’utilisateur
« PARAM_ENDNUMBER » -> Numéro final indiquée dans le paramètre « année » par l’utilisateur

Les Paramètres Applicatifs, situés dans Outils>Paramètres Applicatifs, affectent l’ensemble des comptes eCust de votre société. Les Préférences, situées dans [nom d’utilisateur]>Préférences, affectent votre compte personnel, sans affecter celui de vos collègues.

Veuillez noter que tous les utilisateurs n’ont pas les droits d’accéder aux Paramètres Applicatifs, seuls les utilisateurs administrateurs ayant accès au menu Outils.

Les modifications n’ont pas été mise à jour dans eCust car ce dernier n’effectue ses rafraîchissements qu’à certains moments particuliers.
Voici les manipulations à effectuer afin de les forcer, à tester l’une après l’autre:

A) Fermez et rouvrez l’onglet concerné
B) Allez dans Outils > Nettoyer les caches (NB: Seuls les utilisateurs administrateurs ont accès au menu Outils)
C) Actualisez la fenêtre du navigateur
D) Déconnectez-vous puis reconnectez-vous à eCust

Ceci vient du fait que l’accès à ce menu est réservé aux utilisateurs administrateurs. Pour y avoir accès, il vous faudra passer par un tel compte.

Les options de modification se trouvent dans [nom d’utilisateur] > Préférences > Actions rapides, sous forme de cases à cocher.

Afin que les modifications prennent effet, il faudra vous déconnecter-reconnecter de votre compte eCust.

Pour ce faire, allez dans Outils > Avancé > Liste des paramètres avancés.

Ajoutez un nouveau paramètre via le bouton « Ajouter » et complétez comme suit:

-Login : [insérez l’adresse mail de l’utilisateur désiré] Si tous les utilisateurs son concernés, tapez simplement app

-Nom Complet : document.extension.replace.[insérez l’extension à remplacer]

-Value : [insérez la nouvelle extension à utiliser, sans point]

Enregistrez avant de quitter.

 

Exemple : si nous désirions faire en sorte que l’utilisateur Michel, se connectant avec l’identifiant michel@exemple.be, voie ses fichiers .msg (fichier mail) générés en tant que .emsg lorsqu’il appuie sur le bouton d’envoi de mail, il faudrait encoder les valeurs suivantes:

-Login: michel@exemple.be

-Nom Complet: document.extension.replace.msg

-Value: emsg

Il est possible de faire en sorte que dès qu’un utilisateur envoie un mail via eCust, une copie cachée soit envoyée à une autre adresse email.

Pour paramétrer cela, rendez-vous dans Outils > Avancé > Liste des paramètres avancés et cliquez sur le bouton « + » à droite pour ajouter un nouveau paramètre.

Complétez les 3 champs disponibles comme suit:

Login: login de l’utilisateur duquel doivent être émis les mails

Nom: « user.default-bcc-mail » (sans les guillemets)

Valeur: adresse email du destinataire de la copie cachée du mail

 

Pour ajouter aux modèles de mails des champs qui s’auto-compléteront avec les données du document, rendez-vous dans [nom d’utilisateur]>Textes Emails (menu en haut à droite),

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs champs parmi ceux cités ci-dessous, aussi bien dans le sujet que dans le corps du mail (ne recopiez que le texte entre les chevrons, ainsi que les chevrons eux-même.)

‹REFERENCE› correspond à la référence du document
‹REFINT› correspond à la référence interne du document
‹REFEXT› correspond à la référence externe du document
‹PROJECT.REFERENCE› correspond à la référence du projet lié
‹PROJECT.REFEXT› correspond à la référence externe du projet lié
‹PARTNER.LABEL› correspond au libellé du partenaire
‹DATEDOCUMENT› correspond à la date du document

 

Exemple:

« Nous vous remercions pour votre commande. Celle-ci est bien enregistrée sous la référence ‹REFERENCE›. »

Produits

Que ce soit pour les Produits, Devis, Factures, Contacts, Partenaires et autres, le fonctionnement est identique.

Lorsque vous êtes dans la Signalétique, placez votre curseur dans le coin supérieur droit. Une petite icône en forme d’engrenage devrait apparaître. Cliquer dessus fera apparaître un menu qui vous permettra de choisir quelles colonnes afficher ou masquer.
Vous pouvez organiser les colonnes à votre guise par glisser-déposer. Dans ce cas et afin que cela soit sauvegardé, veillez simplement à changer la largeur de n’importe laquelle des colonnes du tableau, ne fût-ce que d’un millimètre.

Il s’agit d’une sécurité visant à protéger l’intégrité des documents précédemment générés. Deux solutions s’offrent à vous :
1) Fusionner/convertir les Produits : maintenez la touche Control de votre clavier pour sélectionner plusieurs Produits, puis effectuez un clic droit dessus et sélectionnez « Fusionner les produits ». Attention, cette action est irréversible.
2) Si vous désirez une suppression pure et dure d’un Produit auquel aucun document n’est lié (créé par erreur, par exemple), contactez le support eCust. Un de nos techniciens se chargera de la suppression manuellement.